Etikettenmanagement im Krankenhaus: Der leise Zeitfresser in der Materialwirtschaft

Änderungen an Artikelstammdaten gehören zum Alltag jeder Materialwirtschaft im Krankenhaus. Neue Produkte werden eingeführt, Lieferanten wechseln, Verpackungseinheiten ändern sich oder Artikel erhalten neue Bezeichnungen und Barcodes.

Was im ERP- oder Materialwirtschaftssystem meist innerhalb weniger Sekunden erledigt ist, löst in vielen Krankenhäusern jedoch einen Prozess aus, der Einkauf und Logistik über Stunden beschäftigt: das manuelle Aktualisieren von Papieretiketten.

Gerade Krankenhäuser mit Modulversorgung, Kanban-Systemen oder standardisierten Stationslagern kennen dieses Problem. Eine einzige Stammdatenänderung kann dutzende oder sogar hunderte Lagerplätze betreffen. Jeder davon muss anschließend manuell aktualisiert werden.

Dabei fällt dieser Aufwand im Alltag kaum auf. Er gehört einfach “dazu”. Genau deshalb ist das Etikettenmanagement einer der größten versteckten Zeitfresser der Krankenhauslogistik.

Warum dieses Thema wichtiger ist, als viele vermuten

Während häufig über Digitalisierung im OP, Robotik oder Künstliche Intelligenz gesprochen wird, laufen in vielen Materiallagern noch immer Prozesse ab, die sich seit Jahrzehnten kaum verändert haben.

Papieretiketten werden:

• gedruckt,
• ausgeschnitten,
• sortiert,
• verteilt,
• gesucht,
• entfernt,
• und wieder eingesetzt.

Jeder einzelne Schritt erscheint für sich genommen klein.

Über alle Stationen, Funktionsbereiche und Lagerorte eines Krankenhauses summiert sich daraus jedoch ein erheblicher Personalaufwand.

Insight: Ein Krankenhaus der Maximalversorgung verwaltet bis zu 40.000 verschiedene Medizinprodukte (Quelle: BVMed). Bereits mittelgroße Krankenhäuser verfügen über mehrere tausend Lagerplätze. Änderungen an Artikelstammdaten betreffen deshalb häufig zahlreiche Stationen gleichzeitig.

Warum Etiketten überhaupt aktualisiert werden müssen

Artikelstammdaten verändern sich deutlich häufiger, als viele vermuten.

Typische Gründe sind:

• neue Medizinprodukte
• Lieferantenwechsel
• Änderungen von Artikelnummern
• neue Verpackungseinheiten
• aktualisierte Barcodes
• neue Lagerorte
• Sortimentsbereinigungen
• Standardisierungsprojekte
• Änderungen im Modulversorgungskonzept

Jede dieser Änderungen bedeutet bei papierbasierten Lagerkennzeichnungen:

Alle betroffenen Regaletiketten müssen manuell ersetzt werden.

Besonders betroffen: Modulversorgung und Kanban

Vor allem Krankenhäuser mit einer standardisierten Modulversorgung oder einem Kanban-System profitieren grundsätzlich von einheitlichen Prozessen.

Der Nachteil:

Identische Produkte befinden sich häufig gleichzeitig auf zahlreichen Stationen.

Ändert sich beispielsweise eine Artikelnummer oder eine Verpackungseinheit, betrifft dies nicht nur ein einziges Lagerfach.

Stattdessen müssen sämtliche Module aktualisiert werden. Je besser ein Krankenhaus standardisiert ist, desto größer wird paradoxerweise auch der Aufwand für die manuelle Etikettenpflege.

Gerade deshalb gewinnt eine digitale Verwaltung der Lagerkennzeichnung zunehmend an Bedeutung.

Acht Schritte für ein einziges Etikett

Abbildung 2: Der manuelle Prozess des Etikettenmanagements

Die meisten denken beim Thema Etikettenwechsel an wenige Sekunden Arbeit am Regal. Tatsächlich besteht der Prozess aus deutlich mehr Arbeitsschritten.

Typischerweise läuft er folgendermaßen ab:

1. Artikelstammdaten werden geändert.
2. Neue Papieretiketten werden gedruckt.
3. Die Etiketten werden sortiert.
4. Mitarbeitende laufen durch das Krankenhaus.
5. Die richtigen Lagerräume werden aufgesucht.
6. Der betroffene Artikel wird gesucht.
7. Das alte Etikett wird entfernt.
8. Das neue Etikett wird eingesetzt.

Das eigentliche Austauschen dauert oft weniger als eine Minute. Der größte Zeitaufwand entsteht davor.

Der eigentliche Zeitfresser ist nicht das Etikett

Die meiste Arbeitszeit entfällt auf Tätigkeiten, die keinen direkten Mehrwert schaffen:

• Papieretiketten drucken
• Etiketten sortieren
• Wege durch das Krankenhaus
• Lagerräume aufsuchen
• Artikel suchen
• Informationen vergleichen
• Etiketten austauschen

Aus Sicht des Lean Hospital handelt es sich hierbei um klassische Verschwendung (Muda).

Genauer gesagt treten gleich mehrere der sieben Muda gleichzeitig auf:

• unnötige Bewegungen
• unnötige Transporte
• Suchzeiten
• Wartezeiten
• doppelte Arbeit

Diese Tätigkeiten tragen weder zur Patientenversorgung noch zur Versorgungsqualität bei.

Sie entstehen ausschließlich deshalb, weil Informationen physisch verteilt werden müssen.

💡 Wussten Sie schon? Nicht das Austauschen eines Etiketts kostet Zeit.Den größten Aufwand verursachen Druck, Sortierung, Wege durch das Krankenhaus und die Suche nach Lagerorten.

Aus Minuten werden Stunden

Abbildung 3: Prozessvergleich – Papieretiketten vs. elektronische Schranketiketten

Besonders deutlich wird der Unterschied beim Blick auf den gesamten Prozess. Bei einer klassischen Papierlösung endet die Arbeit nicht mit der Änderung der Artikelstammdaten. Vielmehr beginnt anschließend ein logistischer Prozess, der Einkauf und Materialwirtschaft über Stunden beschäftigt.

Neue Etiketten müssen erstellt, gedruckt, sortiert und den jeweiligen Stationen zugeordnet werden. Anschließend laufen Mitarbeitende der Logistik durch das Krankenhaus, suchen die betroffenen Lagerräume, identifizieren den richtigen Artikel und tauschen die Papieretiketten manuell aus. Selbst bei einer Änderung von nur 100 Artikeln summiert sich dieser Aufwand schnell auf mehrere Arbeitsstunden.

Besonders aufwendig wird es nach:

• Sortimentsbereinigungen,
• Lieferantenwechseln,
• Produktumstellungen,
• Standardisierungsprojekten,
• oder Anpassungen innerhalb der Modulversorgung.

Was im ERP-System innerhalb weniger Minuten erledigt ist, verursacht anschließend einen erheblichen manuellen Folgeaufwand.

Mit einer digitalen Lösung reduziert sich dieser gesamte Ablauf dagegen auf lediglich zwei Schritte:

1. Artikelstammdaten zentral ändern.
2. Elektronische Schranketiketten werden automatisch aktualisiert.

Alle dazwischenliegenden Prozessschritte entfallen vollständig.

Warum elektronische Schranketiketten weit mehr leisten als Papier ersetzen

Elektronische Schranketiketten (Electronic Shelf Labels – ESL) werden häufig zunächst als Ersatz für Papieretiketten betrachtet.

Tatsächlich verändern sie jedoch den gesamten Informationsfluss innerhalb der Krankenhauslogistik. Statt Informationen physisch im Krankenhaus zu verteilen, werden diese einmal zentral gepflegt und anschließend automatisch an alle betroffenen Lagerorte übertragen.

Dadurch entfallen unter anderem:

• das Drucken neuer Etiketten,
• das Sortieren,
• das Verteilen auf Stationen,
• lange Laufwege,
• die Suche nach Lagerplätzen,
• sowie der manuelle Austausch.

Noch wichtiger ist jedoch ein anderer Effekt:

Alle Bereiche arbeiten jederzeit mit identischen und aktuellen Informationen.

Während Papieretiketten häufig zeitversetzt aktualisiert werden, stehen Änderungen mit elektronischen Schranketiketten unmittelbar dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – direkt am Point of Care.

Etikettenmanagement ist Datenmanagement

Moderne Krankenhauslogistik lebt von aktuellen und konsistenten Daten.

Veraltete Papieretiketten führen nicht nur zu zusätzlichem Arbeitsaufwand, sondern erhöhen auch das Risiko für:

• fehlerhafte Artikelzuordnungen,
• unterschiedliche Informationsstände zwischen Stationen,
• Medienbrüche,
• aufwendige Inventuren,
• sowie unnötige Rückfragen zwischen Pflege, Einkauf und Logistik.

Elektronische Schranketiketten schaffen dagegen eine einheitliche Datenbasis.

Artikelinformationen müssen nur noch einmal gepflegt werden und stehen anschließend automatisch an allen relevanten Lagerorten zur Verfügung.

Damit wird aus einem manuellen Etikettenprozess ein digitaler Informationsprozess.

Die Grundlage für strategischen Einkauf und Künstliche Intelligenz

Die Digitalisierung des Etikettenmanagements bietet weit mehr als Zeitersparnis. Sie schafft erstmals eine belastbare Datenbasis über Materialbewegungen und Lagerstrukturen.

Dadurch ergeben sich völlig neue Möglichkeiten für:

• strategischen Einkauf,
• Standardisierung von Sortimenten,
• Optimierung der Modulversorgung,
• Analyse von Fast-, Medium- und Slow-Movern,
• Reduzierung von Sicherheitsbeständen,
• sowie zukünftige KI-gestützte Bedarfsprognosen.

Mit anderen Worten:

Elektronische Schranketiketten sind nicht nur eine digitale Anzeige am Regal.

Sie bilden einen wichtigen Baustein einer datengetriebenen Krankenhauslogistik.

Erst wenn Materialinformationen digital, aktuell und konsistent verfügbar sind, können moderne Analysewerkzeuge oder KI-Systeme überhaupt ihr Potenzial entfalten.

MOYAFLOW Stream: Stammdaten einmal ändern – alle Etiketten aktuell

Abbildung 4: MOYAFLOW Stream aktualisiert alle elektronischen Schranketiketten automatisch.

Genau hier setzt MOYAFLOW Stream an. Die Plattform verbindet elektronische Schranketiketten mit bestehenden ERP-Systemen, Materialwirtschaftssystemen (MAWI) sowie eProcurement- und Shopsystemen.

Änderungen an Artikelstammdaten werden nur noch einmal zentral vorgenommen. Anschließend aktualisiert MOYAFLOW Stream sämtliche betroffenen elektronischen Schranketiketten automatisch – unabhängig davon, auf welcher Station oder in welchem Lagerraum sich diese befinden. Gerade Krankenhäuser mit standardisierter Modulversorgung, dezentralen Stationslagern oder Kanban-Konzepten profitieren erheblich von dieser zentralen Verwaltung.

Während bisher jede Änderung einen manuellen Prozess auslöste, genügt heute eine einzige Stammdatenpflege. Dadurch verbessert sich nicht nur die Effizienz.

MOYAFLOW schafft gleichzeitig:

• eine höhere Datenqualität,
• konsistente Informationen auf allen Stationen,
• weniger Medienbrüche,
• höhere Prozesssicherheit,
• geringeren Personalaufwand,
• sowie eine bessere Versorgungssicherheit.

Mehr Transparenz für Einkauf, Logistik und Controlling

Ein weiterer Vorteil digitaler Schranketiketten liegt in der Transparenz. Da sämtliche Informationen zentral verwaltet werden, entsteht gleichzeitig eine hochwertige Datengrundlage für weitere Optimierungen.

Im Zusammenspiel mit dem MOYAFLOW Dashboard erhalten Einkauf, Logistik und Controlling einen vollständigen Überblick über:

• Artikelbewegungen,
• Verbrauchsentwicklungen,
• Lagerreichweiten,
• Fast-, Medium- und Slow-Mover,
• Bestandsstrukturen,
• sowie Optimierungspotenziale innerhalb der Modulversorgung.

Damit entwickelt sich das Etikettenmanagement von einer rein administrativen Aufgabe zu einem wichtigen Bestandteil einer datengetriebenen Krankenhauslogistik.

Die gleiche Datenbasis unterstützt nicht nur operative Prozesse, sondern auch strategische Entscheidungen hinsichtlich Einkauf, Standardisierung, Nachhaltigkeit und zukünftiger KI-Anwendungen.

Fazit: Digitalisierung beginnt bei den kleinen Prozessen

Wenn über Digitalisierung im Krankenhaus gesprochen wird, stehen häufig große Projekte wie Krankenhausinformationssysteme, Robotik oder Künstliche Intelligenz im Mittelpunkt.

Dabei steckt enormes Potenzial in den alltäglichen Prozessen. Das Etikettenmanagement ist dafür ein hervorragendes Beispiel.

Eine Aufgabe, die seit Jahrzehnten selbstverständlich erscheint, verursacht jeden Tag unnötigen Aufwand – obwohl sie sich heute vollständig digitalisieren lässt.

Elektronische Schranketiketten machen aus einem mehrstufigen, manuellen Prozess einen zentral gesteuerten digitalen Workflow.

Statt Papieretiketten zu drucken, zu sortieren und durch das gesamte Krankenhaus zu tragen, genügt künftig eine einzige Stammdatenänderung.

Das spart nicht nur Zeit.

Es verbessert gleichzeitig:

• die Datenqualität,
• die Prozesssicherheit,
• die Transparenz,
• die Versorgungssicherheit,
• sowie die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Logistik und Pflege.

Vor allem aber schafft eine digitale Materiallogistik die Grundlage für zukünftige Entwicklungen wie datenbasierte Bestandsoptimierung, strategischen Einkauf und KI-gestützte Bedarfsprognosen.

Denn moderne Krankenhauslogistik beginnt nicht erst bei der Bestellung.

Sie beginnt mit aktuellen Informationen direkt am Regal.

Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick

✔ Änderungen an Artikelstammdaten lösen in vielen Krankenhäusern noch immer umfangreiche manuelle Prozesse aus.

✔ Besonders Modulversorgung, Kanban-Systeme und standardisierte Stationslager erhöhen den Aufwand für Papieretiketten.

✔ Der größte Zeitverlust entsteht nicht beim Etikettenwechsel selbst, sondern durch Drucken, Sortieren, Laufwege und Artikelsuche.

✔ Elektronische Schranketiketten eliminieren diese Prozessschritte vollständig.

✔ MOYAFLOW Stream verbindet elektronische Schranketiketten mit ERP-, Materialwirtschafts- und Shopsystemen und aktualisiert alle betroffenen Lagerplätze automatisch.

✔ Gleichzeitig entsteht eine hochwertige Datenbasis für strategischen Einkauf, Controlling, Standardisierung und zukünftige KI-Anwendungen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Warum müssen Papieretiketten im Krankenhaus regelmäßig aktualisiert werden?

Immer dann, wenn sich Artikelstammdaten ändern – beispielsweise Produktbezeichnungen, Artikelnummern, Verpackungseinheiten, Lagerorte oder Barcodes – müssen Papieretiketten manuell ersetzt werden.

Warum verursacht das Etikettenmanagement so viel Aufwand?

Der eigentliche Zeitaufwand entsteht nicht durch das Austauschen des Etiketts selbst.

Vielmehr müssen Etiketten zunächst gedruckt, sortiert und anschließend auf den richtigen Stationen und Lagerplätzen gesucht und ersetzt werden.

Gerade in größeren Krankenhäusern summiert sich dieser Aufwand schnell auf mehrere Stunden.

Was ist Modulversorgung im Krankenhaus?

Die Modulversorgung beschreibt ein standardisiertes Versorgungskonzept, bei dem identisch aufgebaute Materialmodule auf mehreren Stationen eingesetzt werden.

Dadurch verbessert sich die Versorgung erheblich.

Änderungen an Artikelstammdaten betreffen jedoch häufig zahlreiche Lagerorte gleichzeitig und erhöhen damit den Aufwand bei papierbasierten Etiketten.

Welche Vorteile bieten elektronische Schranketiketten?

Elektronische Schranketiketten (Electronic Shelf Labels – ESL) werden zentral aktualisiert.

Dadurch entfallen:

• Papierdruck
• Sortierung
• Laufwege
• Artikelsuche
• manueller Etikettenaustausch

Gleichzeitig stehen allen Mitarbeitenden jederzeit aktuelle Informationen direkt am Lagerplatz zur Verfügung.

Wie unterstützt MOYAFLOW dabei?

MOYAFLOW Stream verbindet elektronische Schranketiketten mit bestehenden ERP-, Materialwirtschafts- und eProcurement-Systemen.

Artikelinformationen werden nur noch einmal zentral gepflegt und automatisch an sämtliche betroffenen Lagerorte übertragen.

Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich und gleichzeitig verbessert sich die Datenqualität für Einkauf, Logistik und Pflege.

Welche Vorteile ergeben sich langfristig?

Die Digitalisierung des Etikettenmanagements schafft die Grundlage für:

• datenbasierte Materialplanung
• strategischen Einkauf
• Sortimentsoptimierung
• Transparenz über Verbrauchsdaten
• Reduzierung von Sicherheitsbeständen
• KI-gestützte Bedarfsprognosen
• nachhaltigere Krankenhauslogistik

Ihr nächster Schritt

Das Etikettenmanagement ist nur einer von vielen Prozessen, die sich in der Krankenhauslogistik digitalisieren lassen.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie sich elektronische Schranketiketten, digitale Materialanforderungen und eine zentrale Datenbasis in Ihre bestehende Materialwirtschaft integrieren lassen.

👉 Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch oder erleben Sie MOYAFLOW Stream in einer Live-Demo.

Quellen

• BVMed – Medizinprodukte im Gesundheitswesen
• Lean Enterprise Institute – Lean Management & Muda
• GS1 Germany – Standards in der Krankenhauslogistik
• Healthcare Supply Chain Research
• Eigene Projekterfahrungen und Pilotprojekte von MOYAFLOW